Comment bien travailler avec vos transporteurs : Horaire du département de réception/d’expédition

Cet enjeu est probablement l’un de ceux qui causent le plus de conflits entre les transporteurs et les employés des départements de distribution. Dans cet article, nous explorons les options et les conséquences de différentes philosophies en matière d’horaire de réception/d’expédition. Le fait que les transporteurs sont payés au mile est au cœur du problème, car, de leur côté, ils ne veulent pas attendre pour être chargés/déchargés, tandis que les employés des départements d’expédition, payés à l’heure, ne veulent pas attendre inlassablement que les camions arrivent, ou devoir faire des heures supplémentaires durant les petites périodes « occupées » de la journée.

Premier arrivé, premier servi

Certaines personnes sont très en faveur de cette méthode pour établir l’horaire des ramassages et des livraisons des camions et d’autres sont totalement contre. Cette pratique tend, en effet, à favoriser l’expéditeur et le récepteur au dépend du camionneur. En règle générale, elle fait que, comme le département d’expédition/de réception a des ressources limitées, les camions doivent y faire la queue pour être servis. Normal, non? Si vous arrivez le premier, vous êtes déchargé en premier. Cependant, comme les camionneurs sont payés au mile, et non pas à l’heure, une attente de deux à trois heures est, pour eux, impensable.

Cependant, ce système ne présente pas que des désavantages pour les transporteurs. En effet, comme le transporteur peut arriver « n’importe quand le mardi » avec une livraison, il bénéficie de souplesse lorsqu’il arrive, ce qui l’aide grandement en cas de retard imprévu suite à une météo défavorable ou à un problème de trafic.

Le meilleur des deux mondes? Un système basé sur la méthode du premier arrivé, premier servi assorti de ressources internes suffisantes du côté de l’expéditeur/du destinataire pour faire face aux périodes les plus achalandées. Cependant, ce scénario se révèle maintenant dispendieux pour l’expéditeur, dont les employés attendent 90 % du temps et travaillent le 10 % restant.

Horaire sur rendez-vous

Certains aiment cette solution, d’autres la déteste. À l’instar de l’ordre de passage en fonction du « premier arrivé, premier servi », cette méthode présente des avantages et des inconvénients. L’établissement de l’horaire sur rendez-vous est idéal pour les transporteurs s’ils arrivent à l’heure, entrent et sortent rapidement. Ce système est également avantageux pour les expéditeurs/destinataires, car il leur permet de planifier à l’avance la charge de travail du département ainsi que la main‑d’œuvre nécessaire. Il semblerait, donc, que cette façon de procéder soit efficace pour tout le monde. Et elle peut l’être! Cependant, lorsque l’incertitude se met de la partie, des problèmes se posent : si un transporteur se retrouve coincé dans le trafic ou est confronté à une panne ou à un retard en cours de route, ce qui peut se produire n’importe quand, alors ce système ne fonctionne plus. En effet, si un transporteur arrive à 10h30 à son rendez-vous de 10h, car il a été bloqué dans le trafic, personne ne sera là pour décharger son camion, car les employés seront déjà occupés à décharger le camion prévu à 10h30 qui, lui, sera arrivé à l’heure. Normal, non? De le faire attendre jusqu’à 16h, lorsque tous les autres camions prévus dans la journée auront été déchargés. Pas vraiment. Une livraison chez vous ne doit pas prendre la forme d’une punition! C’est pourquoi, le respect trop rigoureux d’un horaire fixé peut créer beaucoup de ressentiment chez les transporteurs qui font de leur mieux pour livrer votre cargaison. Mais, d’un autre côté, si vous tolérez toujours les livraisons en retard, vous serez systématiquement le dernier à être livré et vous passerez le restant de vos jours à composer avec des retards.

Un système hybride, le meilleur des deux mondes?

Il n’y a pas vraiment de solution « parfaite » à ce problème : chaque politique d’expédition/de réception a des conséquences en matière de coût aussi bien pour l’expéditeur que pour le transporteur. Chaque coût que le transporteur doit supporter finit immanquablement par se répercuter sur l’expéditeur sous la forme d’une augmentation de tarif. La solution optimale réside donc dans la coopération. Une coopération qui permette d’équilibrer les besoins et les ressources du transporteur et ceux de l’expéditeur.

Quelques bonnes idées :

  • Un système de rendez-vous, qui permette de composer avec d’éventuels retards.
  • Limiter les retards acceptables de façon à ne pas faire des retards une habitude.
  • Discuter avec les transporteurs pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour eux. La méthode appropriée dépend souvent du lieu, du moment et de la cargaison.
  • Les amendes peuvent être dissuasives, mais il faut les utiliser avec prudence. En effet, si les transporteurs vous trouvent trop rigides, ils ne voudront pas s’occuper de vos chargements, ou vous factureront un supplément pour compenser les amendes éventuelles.
  • L’allongement de l’horaire d’expédition/de réception peut permettre de diminuer la congestion.
  • Si vous le pouvez, transférez des employés d’autres départements en cas d’embouteillage de camions.

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Working with your Carriers: Shipping/Receiving Department Scheduling

This is probably one of the biggest issues that causes strife between carriers and distribution departments more than any other.  This article explores options and consequences of different shipping/receiving department scheduling philosophies.  At the heart of this issue is that carriers get paid by the mile, so they don’t want to wait to get loaded/unloaded, and shipping departments get paid by the hour, so they don’t want to be standing around waiting for trucks to arrive, or add extra labour to accommodate the small periods of “busy” times during the day when trucks show up.

First Come, First Served Scheduling (FCFS)

Depending on who you ask, some people love this method of scheduling trucks for pickup and delivery and others hate it.  This practise tends to favor the shipper and receiver at expense of the trucker.  Usually, it means that the shipping/receiving department has limited resources and has the trucks wait in queue until they are able to be served.  Sounds fair right?  If you get there first you get unloaded first.  However, truckers get paid by the mile and not by the hour.  Having to wait 2-3 hours to get unloaded is unreasonable for the carrier.

This system is not without benefit for carriers some of the time though.  If a carrier can show up “anytime on Tuesday” for delivery, they get flexibility in when they have to be there and it really helps them when unforeseen delays occur like weather and traffic.

Best of both worlds?  A FCFS system with enough internal resources at the shipper/receiver to handle the busiest times.  However, now this becomes expensive for the shipper, they’ll have labour sitting around 90% waiting to serve the 10% of the time when it’s busy.

Appointment Scheduling

Some people love appointment scheduling, others hate it.  Similar to FCFS, it has both benefits and drawbacks.  Appointment scheduling is great for carriers when they arrive on time and get in and out fast.  It’s also great for shippers/receivers because they can plan the load on the department in advance and arrange for the appropriate amount of labour.  This sounds like it’s efficient for everyone! It can be! However, when uncertainty creeps in, it causes problems for this system.  If a carrier gets stuck in traffic, has a breakdown or gets delayed at a prior, all which is in a day’s work for a carrier, then the system breaks down.  If Carrier A shows up for his 10am appointment at 10:30 due to getting stuck in traffic,   there is no one to unload him because the labour is already committed to serving the 10:30 appointment who is there on time.  This is fair right?  Make him wait till 4pm when all the other deliveries are unloaded.  Not really.  It shouldn’t be a punishment to deliver at your  facility!  Strict adherence to a scheduling system causes a lot of bad feelings with carriers who do their best to get your freight delivered.  On the other hand, always accommodating late appointments will earn you the reputation as “the last delivery”.  You’ll forever be accommodating late deliveries.

A Hybrid System, The best of Both Worlds?

There really isn’t a “perfect” solution to this problem.  Each shipping/receiving policy has cost consequences for both the shipper and the carrier.  Any cost absorbed by the carrier, will eventually find its way back to the shipper in the form of rates increases.  So the optimal solution has to be a cooperative one.  One which balances the needs and resources of the carrier with the needs and resources of the shipper.

Some Good ideas:

  • An appointment system, with some flexibility to accommodate lates.
  • Measure lates so as not to end up accommodating everyone.
  • Talk to your carriers and find out what works best for them.  This often changes based on your location, time of day and freight being delivered.
  • Fines can work as a deterrent, but must be used with caution.  If carriers find there is no flexibility they will not want your freight, or want to charge extra for the possibility of fines.
  • Longer shipping/receiving hours can minimize congestion.
  • Being able to move labour over from other departments to accommodate a rush of trucks is helpful if feasible at your company.

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