Un chauffeur arrive à la frontière américaine avec un chargement de repas surgelés que nous transportons régulièrement. Tout est en place et il s’attend à un passage sans problème. Pourtant, une nouvelle exigence d’importation immobilise le chargement et force le chauffeur à passer la nuit à la frontière.
C’est un bon exemple de la réalité du transport transfrontalier.
Un camion peut quitter les installations de l’expéditeur à l’heure, ne rencontrer aucun problème de circulation et tout de même perdre plusieurs heures à la frontière. Il suffit que le courtier en douane n’ait pas reçu les bons documents, que certains renseignements ne concordent pas entre les systèmes, qu’une inspection n’ait pas été coordonnée ou qu’un permis requis soit manquant.
Certains retards à la frontière sont inévitables. Les inspections douanières, les conditions météo, la congestion et d’autres imprévus font partie de la réalité du transport transfrontalier. Toutefois, plusieurs retards commencent bien avant que le camion arrive à la frontière.
Comprendre les causes les plus fréquentes et les régler avant que le chargement quitte le quai peut réduire considérablement le risque de retards évitables.
Des documents douaniers inexacts ou incomplets
Les problèmes de documentation comptent parmi les causes de retard les plus faciles à prévenir dans le transport transfrontalier.
Un envoi commercial peut nécessiter plusieurs renseignements, notamment la description du produit, la quantité, la valeur, le pays d’origine ainsi que d’autres détails dont l’importateur et le courtier en douane ont besoin pour préparer la déclaration appropriée.
Des problèmes peuvent notamment survenir lorsque les documents contiennent :
- des descriptions de produits inexactes ou incomplètes;
- des quantités, des poids ou des valeurs inexacts;
- des erreurs concernant le pays d’origine;
- des renseignements manquants;
- des classifications tarifaires erronées;
- des écarts entre la facture commerciale, le connaissement et les autres documents;
- des renseignements qui ne correspondent pas exactement à la marchandise réellement chargée dans la remorque.
La description du produit est particulièrement importante. Une description générale comme « pièces », par exemple, peut ne pas fournir suffisamment de renseignements pour identifier correctement les marchandises importées.
Le transporteur peut s’assurer que les documents d’expédition qu’il reçoit sont transmis au bon courtier en douane, mais son rôle n’est pas celui d’un courtier en douane. L’expéditeur, l’importateur et le courtier demeurent responsables de l’exactitude et de la conformité des documents et des renseignements nécessaires au dédouanement.
Plus les documents sont préparés et transmis rapidement au courtier, plus il est possible de repérer et de corriger un problème avant l’arrivée du camion à la frontière.
Les renseignements PARS, PAPS et les données douanières doivent concorder
Le traitement douanier entre le Canada et les États-Unis est aujourd’hui largement électronique. Cela ne réduit toutefois pas l’importance d’avoir des renseignements exacts et cohérents pour chaque envoi.
Pour les marchandises qui entrent au Canada, le Système d’examen avant l’arrivée (PARS) permet aux importateurs et aux courtiers en douane de soumettre à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) les renseignements nécessaires à la mainlevée avant l’arrivée des marchandises.
Pour les marchandises à destination des États-Unis, les transporteurs, les courtiers et les importateurs utilisent également des processus électroniques avant l’arrivée par l’entremise des systèmes du Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis.
Des problèmes peuvent survenir lorsqu’un :
- numéro PARS ou PAPS est erroné;
- numéro d’envoi est utilisé en double;
- courtier utilise un numéro différent de celui du transporteur;
- renseignement transmis électroniquement par le transporteur ne correspond pas à la déclaration du courtier;
- détail de l’envoi change après la transmission des renseignements douaniers;
- document est transmis trop tard pour être traité avant l’arrivée du camion.
Un détail aussi simple qu’un mauvais numéro de référence peut empêcher les systèmes douaniers d’associer correctement les renseignements du transporteur à la déclaration préparée par le courtier.
C’est pourquoi une bonne planification transfrontalière doit commencer bien avant que le camion se retrouve dans une file d’attente à la frontière.
Un problème avec le courtier en douane peut immobiliser un chargement
Avoir le nom d’un courtier en douane au dossier ne signifie pas nécessairement que tout est prêt pour le dédouanement.
Un chargement peut être retardé parce que :
- le mauvais courtier a été désigné;
- le courtier n’a jamais reçu les documents;
- les documents ont été transmis trop tard;
- le courtier n’a pas été informé de l’arrivée de l’envoi;
- l’importateur n’a pas terminé la configuration requise de son compte;
- il existe un problème de paiement ou de crédit entre l’importateur et le courtier;
- aucune personne-ressource n’est disponible chez le courtier lorsqu’un problème survient.
La disponibilité du courtier devient particulièrement importante pour les chargements qui traversent la frontière la nuit, la fin de semaine ou pendant un jour férié.
Un poste frontalier peut être ouvert 24 heures sur 24 sans que tous les autres intervenants nécessaires pour régler un problème soient disponibles en tout temps.
Au Canada, le processus de comptabilisation des importations commerciales a également beaucoup évolué avec l’arrivée du système de Gestion des cotisations et des recettes de l’ASFC (GCRA). La GCRA est maintenant le système officiel de l’ASFC pour la comptabilisation des importations commerciales ainsi que le paiement des droits et taxes applicables.
Pour les expéditeurs, la règle est simple : confirmer le bon courtier le plus tôt possible et s’assurer qu’il dispose de tous les documents nécessaires avant que le chargement approche de la frontière.
Les aliments et les produits de viande exigent une planification supplémentaire
Le transport transfrontalier de produits alimentaires peut être plus complexe puisque le dédouanement ne représente parfois qu’une partie du processus d’importation.
Selon le produit transporté, d’autres organismes gouvernementaux peuvent intervenir.
Au Canada, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) réglemente l’importation de nombreux aliments ainsi que de plusieurs produits d’origine animale ou agricole.
Aux États-Unis, la viande, la volaille et certains ovoproduits sont réglementés par le Food Safety and Inspection Service du département de l’Agriculture des États-Unis (USDA FSIS), tandis que d’autres catégories d’aliments peuvent relever d’autres organismes.
La viande est un bon exemple de l’importance d’une planification adéquate.
Pour la viande qui entre au Canada, les importateurs ou leurs représentants peuvent devoir transmettre des certificats et d’autres documents au Centre national de service à l’importation de l’ACIA. Certains chargements peuvent également être sélectionnés pour une inspection et dirigés vers un établissement autorisé à recevoir des viandes importées aux fins d’inspection.
Pour la viande, la volaille et les ovoproduits qui entrent aux États-Unis, l’USDA FSIS impose également des exigences précises concernant la certification à l’importation et la réinspection. Lorsque requis, le chargement peut notamment devoir être présenté à un établissement officiel d’inspection des importations.
Ces étapes doivent être planifiées avant que le camion prenne la route vers la frontière.
La capacité d’inspection peut elle-même devenir une source de retard. Pendant les périodes plus achalandées, un chauffeur peut devoir attendre avant que l’inspection puisse être effectuée.
Pour les produits réfrigérés ou surgelés, une inspection ajoute une autre considération importante : le maintien de la chaîne du froid.
Les inspecteurs peuvent devoir accéder à la remorque ou directement aux produits. Pendant ce temps, le transporteur doit limiter autant que possible la durée d’ouverture des portes et maintenir la température requise.
Un retard causé par une inspection gouvernementale obligatoire n’est pas nécessairement évitable. Une bonne préparation permet toutefois d’éviter d’arriver à la frontière sans les documents, les approbations ou les arrangements nécessaires.
Nous avons récemment vécu un exemple concret avec un chargement de repas surgelés destiné à l’un de nos clients.
L’Animal and Plant Health Inspection Service du département de l’Agriculture des États-Unis (USDA APHIS) avait instauré une exigence selon laquelle certains produits alimentaires contenant des ingrédients à base d’œufs et entrant aux États-Unis devaient être accompagnés d’un permis d’importation ainsi que d’une déclaration du fabricant.
La demande de permis exigeait également qu’une liste complète des ingrédients d’origine animale soit fournie à l’importateur américain ou au courtier en douane.
Comme ces renseignements n’avaient pas été obtenus avant l’arrivée du chargement à la frontière, le camion n’a pas pu poursuivre sa route. Le chauffeur a finalement dû passer la nuit à la frontière pendant que la situation était réglée.
C’est exactement le genre de situation où un problème administratif survenu en amont peut rapidement devenir un problème opérationnel sur la route.
Alcool, tabac, armes à feu et autres marchandises fortement réglementées
Certaines marchandises sont assujetties à des exigences réglementaires qui vont bien au-delà de celles d’un envoi commercial régulier.
C’est notamment le cas de certains :
- produits alcoolisés;
- produits du tabac;
- armes à feu et produits connexes;
- produits chimiques;
- produits pharmaceutiques;
- autres produits contrôlés ou restreints.
Selon la marchandise, son origine, sa destination et le sens du déplacement, l’importateur peut devoir obtenir des licences, des permis, des déclarations, des documents fiscaux ou d’accise, ou encore l’autorisation d’un autre organisme gouvernemental.
Les exigences peuvent varier considérablement d’un produit ou d’une situation à l’autre. Elles doivent donc être déterminées par les professionnels appropriés en matière de réglementation et de douanes avant que l’envoi soit confié au transporteur.
Du point de vue du transporteur, l’important est de savoir que des exigences supplémentaires s’appliquent et de s’assurer que le plan de transport tient compte des directives particulières reçues.
Découvrir seulement à la frontière qu’un permis, une autorisation ou une étape réglementaire est manquant peut entraîner un retard important.
L’heure du passage peut faire toute la différence
Le moment choisi pour traverser la frontière peut avoir une incidence importante lorsqu’un problème survient.
Prenons un problème de documentation relativement simple. Pendant les heures normales de bureau, le transporteur peut communiquer avec l’expéditeur ou le courtier en douane et régler la situation rapidement.
Le même problème à 2 h du matin peut être beaucoup plus difficile à résoudre.
Il faut notamment tenir compte :
- des courtiers en douane qui n’offrent pas de soutien 24 heures sur 24;
- des heures d’ouverture des établissements d’inspection gouvernementale;
- des horaires de fin de semaine et des jours fériés;
- des documents transmis peu de temps avant l’arrivée du camion;
- des changements de dernière minute au chargement;
- de la difficulté à joindre l’expéditeur ou l’importateur à l’extérieur des heures normales de bureau.
Cela ne veut pas dire qu’il faut éviter les passages en dehors des heures normales. Il faut plutôt tenir compte de la disponibilité de tous les intervenants, particulièrement lorsqu’il s’agit d’un chargement urgent ou complexe.
Un problème qui peut être réglé en dix minutes lorsque la bonne personne est disponible peut facilement se transformer en plusieurs heures d’attente lorsque personne ne sait qui joindre.
Certains retards à la frontière sont inévitables
Même un chargement parfaitement préparé peut parfois être retardé.
Les autorités douanières peuvent sélectionner un envoi pour une inspection plus approfondie. La circulation peut s’accumuler à un poste frontalier très achalandé. Des conditions météo difficiles peuvent perturber les activités. Les systèmes gouvernementaux ou ceux du transporteur peuvent également connaître des interruptions.
Parmi les autres causes possibles :
- les inspections douanières aléatoires ou ciblées;
- l’intensification des mesures d’application de la loi;
- la congestion à la frontière;
- les accidents ou les fermetures de routes;
- les conditions météorologiques difficiles;
- les interruptions des systèmes gouvernementaux;
- les restrictions opérationnelles imprévues.
Il est important de faire la distinction entre ces situations et les retards qui auraient pu être évités.
Un chargement retardé parce que les autorités douanières l’ont sélectionné pour inspection est très différent d’un chargement immobilisé parce que la facture commerciale n’a jamais été transmise au courtier.
Les expéditeurs ne peuvent pas éliminer toute l’incertitude associée au transport transfrontalier. L’objectif est plutôt d’éliminer le plus grand nombre possible de risques évitables afin d’être mieux préparé lorsque survient une situation hors de leur contrôle.
Une bonne communication peut faire la différence entre quelques minutes et plusieurs heures d’attente
Le transport transfrontalier implique plusieurs intervenants, chacun ayant un rôle différent.
Selon le chargement, il peut notamment s’agir :
- de l’expéditeur;
- de l’importateur attitré;
- du courtier en douane;
- du transporteur et du coordonnateur du chargement;
- du chauffeur;
- du destinataire;
- des organismes gouvernementaux responsables de l’inspection ou de la réglementation.
Les problèmes commencent souvent lorsqu’une partie suppose que quelqu’un d’autre s’est occupé d’une tâche.
L’expéditeur peut croire que le courtier possède déjà les documents alors que celui-ci ne les a jamais reçus. Un détail du chargement peut changer sans que le transporteur en soit informé. Un problème peut survenir pendant la nuit alors que personne ne possède les coordonnées d’une personne-ressource disponible chez l’importateur.
Un transporteur transfrontalier d’expérience fera généralement des efforts raisonnables pour s’assurer que les documents d’expédition qu’il reçoit sont transmis au courtier désigné et que les exigences de transport connues sont coordonnées avant que le chauffeur se dirige vers la frontière.
Cela ne signifie toutefois pas que le transporteur remplace le courtier en douane ou qu’il vérifie de façon indépendante la conformité douanière de l’envoi.
Un transport transfrontalier efficace repose plutôt sur une bonne coordination entre les différents intervenants et sur la transmission des bons renseignements aux bonnes personnes, au bon moment.
Comment les expéditeurs peuvent-ils réduire les risques de retard à la frontière?
Il est impossible de garantir qu’un chargement transfrontalier ne subira jamais de retard. Les expéditeurs peuvent toutefois réduire considérablement plusieurs des risques les plus fréquents.
Avant le ramassage
Confirmez :
- qui est l’importateur attitré;
- quel courtier en douane traitera l’envoi;
- que le courtier possède tous les renseignements nécessaires;
- que le courtier sera disponible à l’heure prévue du passage;
- si des permis, certificats ou autres exigences réglementaires particulières s’appliquent;
- si la marchandise doit faire l’objet d’une inspection gouvernementale;
- que les documents commerciaux ont été préparés correctement.
Pour les produits réglementés, ces vérifications peuvent devoir être effectuées bien avant le jour du ramassage.
Avant l’arrivée du camion à la frontière
Assurez-vous que :
- les documents requis ont été transmis aux bonnes parties;
- les renseignements PARS, PAPS et les autres données d’identification de l’envoi sont exacts;
- le courtier et le transporteur travaillent avec les mêmes renseignements;
- tout changement concernant les quantités, les produits ou les autres détails de l’envoi a été communiqué;
- les inspections requises ou les autres étapes réglementaires ont été coordonnées;
- les bonnes personnes-ressources seront disponibles en cas de problème.
- L’ASFC demande notamment aux transporteurs qui utilisent le PARS de transmettre la facture ou le connaissement au courtier avant l’arrivée des marchandises au Canada.
Pour les marchandises urgentes, réfrigérées ou réglementées
Prévoyez une planification supplémentaire concernant :
- les heures de service du courtier;
- les exigences d’inspection gouvernementale;
- les heures d’ouverture des établissements d’inspection;
- les exigences de contrôle de la température;
- les jours fériés et les fins de semaine;
- une marge de manœuvre lorsqu’une inspection ou un renvoi demeure possible.
Plus le chargement est complexe, plus il est important d’identifier les problèmes potentiels avant que le camion commence à rouler.
L’expérience aide à réduire les problèmes transfrontaliers évitables
Un fournisseur de transport ne peut pas garantir le dédouanement d’un chargement, et un transporteur ne remplace pas l’expertise d’un courtier en douane agréé.
Un transporteur transfrontalier d’expérience comprend toutefois les différentes étapes entourant le passage à la frontière et les répercussions qu’un problème peut avoir sur le transport.
Son rôle peut notamment consister à déployer des efforts raisonnables pour s’assurer que les documents d’expédition reçus sont transmis correctement, à coordonner les renseignements avec les parties concernées, à tenir compte des exigences particulières liées aux marchandises spécialisées et, dans la mesure du possible, à éviter d’envoyer un chauffeur vers un problème qui aurait pu être identifié à l’avance.
Cette expérience devient particulièrement importante pour les chargements urgents, à température contrôlée ou fortement réglementés, où un retard peut avoir des conséquences qui vont bien au-delà d’une simple arrivée tardive.
Chez XTL, le transport transfrontalier fait partie de nos activités quotidiennes.
Notre rôle est de transporter les marchandises de façon sécuritaire et efficace tout en travaillant étroitement avec nos clients, leurs courtiers en douane désignés et les autres intervenants afin de favoriser la fluidité des expéditions.
Le meilleur moment pour prévenir un retard à la frontière? Avant le départ du camion.
Les retards à la frontière ne sont pas tous évitables.
Il y aura toujours des inspections douanières. La météo demeure imprévisible. La circulation aux postes frontaliers peut varier. Les organismes gouvernementaux ont également leurs propres exigences et contraintes opérationnelles.
Mais plusieurs des retards les plus frustrants trouvent leur origine dans une situation — ou une omission — survenue avant même que le camion arrive à la frontière.
Des documents exacts, une coordination rapide avec le courtier en douane, une planification adéquate pour les marchandises réglementées et une bonne communication entre tous les intervenants peuvent réduire considérablement ces risques.
En transport transfrontalier, le meilleur moment pour régler un problème à la frontière est souvent avant même que le camion quitte le quai de l’expéditeur.
Vous planifiez un prochain envoi entre le Canada et les États-Unis?
Communiquez avec XTL dès aujourd’hui. Notre équipe peut vous aider à planifier votre transport transfrontalier et à réduire les risques de retards évitables à la frontière.