Les 10 principaux problèmes de communication entre les expéditeurs et les transporteurs

Durant mes nombreuses années de travail dans l’industrie des transports, j’ai fini par me rendre compte que les principaux problèmes liés au service en termes de coûts et/ou de respect des délais de ramassage et de livraison provenaient d’une mauvaise communication entre le transporteur et l’expéditeur. Voici les 10 principaux problèmes de communication courants qui affectent le service.

1.      La taille et le poids de la cargaison

Les transporteurs de chargements complets et de chargements partiels ont impérativement besoin de connaître la taille et le poids précis de la cargaison pour pouvoir s’assurer que le fret n’est pas trop volumineux, ne dépasse pas la capacité pondérale du camion et ne le déséquilibre pas. La planification d’une charge est une tâche ardue, particulièrement pour les transporteurs de chargements partiels, car un poids inexact peut invalider tout un plan d’expédition. Un seul  problème de communication concernant le poids/la taille de la cargaison peut affecter plusieurs clients.

2.      La mauvaise adresse

Une adresse erronée ou un changement d’adresse peut également affecter un envoi.  Il arrive que l’adresse postale du point de livraison communiquée au transporteur se situe à  plusieurs pâtés de maisons de l’entrepôt où la marchandise doit, en fait, être livrée. Le deuxième problème de communication en matière d’adresse se pose lorsqu’un expéditeur régulier change d’adresse et néglige d’en informer le transporteur ou ses fournisseurs. Le fait d’envoyer le transporteur à une ancienne adresse engendre non seulement des coûts supplémentaires pour toutes les parties, mais également des problèmes de livraison si le chauffeur n’a plus le temps de se rendre à la nouvelle adresse.

3.      Le transport de matières dangereuses

Les problèmes de communication liés à un envoi de matières dangereuses pourraient avoir, à eux seuls, une liste des 10 problèmes les plus graves! Il est, en effet, primordial, de communiquer au transporteur les bonnes informations sur ce type de chargement avant le ramassage. Pour pouvoir ramasser le chargement, le chauffeur doit posséder une formation en matière de substances dangereuses et le transporteur doit tout particulièrement s’assurer que le chauffeur est bel et bien affecté à l’envoi. Dans le cas d’un chargement partiel, il ne peut pas être mélangé à certaines autres classes de matières dangereuses, ni à d’autres biens. C’est pourquoi il est important que le transporteur soit informé de la classe de la cargaison avant le ramassage.

4.      Les exigences en matière de température

Les exigences en matière de température sont un autre domaine où les problèmes de communication sont légion. En effet, « chauffé », « protéger du froid », « conserver à une température supérieure à 10oC » et « conserver entre 10 et 15 degrés » signifient des choses totalement différentes pour un transporteur. Il se peut qu’un équipement différent doive être utilisé dans chaque cas; de plus, ces exigences peuvent également avoir des conséquences sur les autres biens que les transporteurs de chargements partiels peuvent envoyer avec un produit particulier. Veillez donc à informer votre transporteur avec précision des exigences liées à la température de façon à ce qu’il puisse planifier adéquatement le ramassage de votre chargement.

5.      La valeur

Il arrive fréquemment que les expéditeurs ne tiennent pas compte de la valeur d’un envoi qu’ils soumettent à un transporteur. Cependant, si votre chargement est évalué à plus de 2 $ la livre, il se peut que le transporteur réfléchisse à deux fois avant de l’accepter. En effet, le transport de biens de grande valeur représente un risque élevé pour les transporteurs. C’est pourquoi, si la valeur de votre cargaison est importante, vous devez, au préalable, en informer le transporteur.

6.      Les installations de transbordement et de ramassage/livraison

En règle générale, les transporteurs s’attendent à trouver des installations de transbordement adaptées à la taille de leur camion de façon à pouvoir charger et décharger aisément la cargaison. Si vous ne disposez pas d’installations de ramassage ou de livraison, le transporteur a besoin de le savoir. Il se peut, alors, que votre envoi doive être relivré à l’aide d’un camion plate-forme ou d’un camion porteur équipé d’un hayon élévateur.

7.      Les pratiques de chargement et de déchargement

Si vous utilisez un procédé de marchandise en mouvement et non pas des remorques sans tracteur, le transporteur doit en être informé à l’avance. En effet, dans de nombreux cas, il peut ne pas être possible de trouver une remorque vacante à court préavis. En outre, le temps de chargement est également un facteur clé qui doit être communiqué à l’avance au transporteur. En effet, un long temps de chargement/d’attente avant le chargement risque d’empiéter sur les heures de conduite restantes d’un chauffeur et de donner lieu au retard d’un jour de votre fret du fait que, légalement, le chauffeur n’est pas de service.

8.      Le temps de transit

Le temps de transit requis est une information importante, car elle permet au transporteur de déterminer s’il convient d’envoyer un chauffeur au début ou à la fin de son quart de travail. Il se peut également que le transporteur doive affecter une équipe de chauffeurs pour respecter les exigences liées à la livraison. Dans certains cas, il peut ne pas être possible de respecter le temps de transit en se conformant à la limite de vitesse et à la réglementation en matière d’heures de service.

9.     L’information douanière

Il est essentiel de remplir correctement les documents administratifs douaniers et d’y indiquer le nom du représentant des douanes et de l’agent de compensation chargé du dédouanement ainsi que le point de passage frontalier, de façon à éviter le retard des cargaisons envoyées au‑delà de la frontière.

10.    Rendez-vous vs. pratique du « premier arrivé, premier servi »

Le transporteur peut ne pas se rendre compte de la nécessité de fixer un rendez-vous, ou ne pas avoir le temps d’attendre en file pour être chargé. C’est pourquoi il convient de l’informer de l’heure du chargement de façon à ce qu’il puisse planifier son horaire en conséquence.

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