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Sept astuces pour augmenter votre capacité de fret chauffé cet hiver

La saison du chauffage débutant dans un mois à peine (les cargaisons commencent bien souvent à être chauffées la première semaine de novembre), bon nombre de gestionnaires des transports se demandent comment éviter une pénurie de camions chauffés cet hiver. Et ce, d’autant plus que la capacité de fret est déjà restreinte. Voici donc sept astuces qui vous aideront à gérer votre capacité de fret chauffé cet hiver.

Séparez le fret chauffé du fret non chauffé

Quatre-vingt-dix pourcent des marchandises de bon nombre des cargaisons supportent la congélation et seulement 10 % ont besoin d’être protégés du gel ou maintenus à certaine température. Une telle situation entraîne non seulement un coût supplémentaire pour l’expéditeur, mais également l’utilisation inutile d’une capacité de chauffage. En séparant la cargaison en deux chargements partiels, il est souvent possible de contrebalancer le coût du chargement supplémentaire par la réduction du coût de chauffage. Informez vos expéditeurs de première ligne de cette solution, si simple à mettre en œuvre.

Étudiez la possibilité d’utiliser le fret « non chauffé » pour les trajets courts

Si vous avez de la difficulté à trouver des camions chauffés pour un trajet court de moins d’une journée, vous pouvez étudier la possibilité d’utiliser un fret sans chauffage. En effet, bien que, ce faisant, vous courriez un léger risque, il faut savoir qu’en règle générale, les liquides en mouvement ne gèlent pas. Un peu à la manière d’une rivière. De plus, les liquides conservent une certaine chaleur résiduelle du chargement. Dans le cas de trajets courts, tant que vous pouvez vous arranger avec votre transporteur pour que la cargaison ne demeure pas dans le camion durant la nuit, vous n’aurez probablement pas de problème à envoyer le chargement sans chauffage. Faites ici preuve de jugement : ne prenez pas un tel risque avec des marchandises extrêmement sensibles au gel, cela n’en vaut pas la peine!

Étudiez la possibilité d’utiliser des tissus isolants

Les tissus isolants sont un bon moyen d’accroître la capacité de fret chauffé : il suffit d’envelopper les barils ou les réservoirs dans des couvertures isolantes. Même si la chaleur résiduelle du produit se dissipe peu à peu, vous pouvez, en faisant de bons calculs, souvent transporter sans problème des produits sensibles au gel sur une période de quelques jours. Les fabricants de tissus isolants devraient être en mesure de vous aider concernant les règles de base en matière de gabarit, de délai et de température. Le seul désavantage de cette méthode est que vous devrez renvoyer les couvertures. Il ne faudra donc  pas oublier de prendre en compte de ce coût supplémentaire. De plus, cette méthode pose tout de même certains risques. C’est pourquoi il est nécessaire de faire des calculs précis et d’inclure des sondes thermométriques et/ou des systèmes de contrôle de la température à l’intérieure de la cargaison.

Étudiez la possibilité d’utiliser un système de chauffage plutôt qu’une méthode de contrôle de la température

Dans le domaine des transports, le terme « chauffé » peut signifier qu’un chauffage au diesel portatif a été installé à l’arrière d’un fourgon sec, ou que le fret a été placé dans une unité de contrôle de la température. Ce détail peut sembler trivial, mais, lorsque la capacité est restreinte, vous devez établir clairement vos besoins. Si le produit transporté gèle à une température de zéro ou moins et que la température extérieure n’affiche pas un extrême aux alentours de -20C, alors, le chauffage portatif devrait être suffisant et vous aurez, alors, le choix entre bien plus de transporteurs équipés d’unités de chauffage. Cependant, si vous indiquez que votre chargement « doit être maintenu entre 5 et 10C », vous vous limitez alors à une unité de contrôle de la température. Si vous n’avez pas réellement besoin de respecter cette condition, ne la mentionnez pas, car, ce faisant, vous limitez vos possibilités.

Étudiez la possibilité d’un transport aller-retour

S’il vous arrive de devoir envoyer un chargement entre un point A et un point B (ou des points très proches), comme Chicago et Toronto, et que votre cargaison est chauffée à partir de Chicago, mais à pas à partir de Toronto, vous pouvez vous arranger avec votre transporteur pour qu’il prévoie une unité chauffée à l’aller, puis négocier avec lui une entente pour réserver et payer le voyage de retour à l’avance. Vos transporteurs apprécieront grandement cette façon de faire, car elle leur facilite la vie, et à vous aussi, du fait qu’elle vous débarrasse du souci d’organiser le transport du fret chauffé.

Réservez tôt!

Lorsque cela vous est possible, réservez tôt.  En effet, les transporteurs doivent constamment planifier l’envoi de leurs camions. La plupart du temps à partir d’inconnues. Si vous fournissez à vos transporteurs un maximum d’informations en réservant tôt, cela leur permet souvent de s’organiser pour avoir le bon équipement au bon moment.

Appelez XTL!

Ces dernières années, XTL a investi des sommes considérables dans l’acquisition de remorques équipées de systèmes de contrôle de la température, dont des remorques TEMPSOLUTION spécifiquement conçues pour contrôler et maintenir précisément la température de denrées très fragiles, tels que les produits pharmaceutiques et chimiques et les additifs alimentaires.

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Seven “Hot” Tips to Increase Your Heated Freight Capacity this Winter

With heat season just over a month away (many people start heating freight the first week of November), many transportation managers are wondering how they can avoid a shortage of heated trucks this winter. Especially, since freight capacity is already tight.  Here are seven tips that will help you out this winter manager your heated freight capacity.

Separate Heated Freight from Non-Heated freight

Many shipments are loaded with 90% of the freight being freeze tolerant and only 10% of the shipment requiring freeze protection or temperature control.  Not only does this cost the shipper a premium but it uses up heated capacity where none is needed.  Often by splitting the shipment into two, the cost of the increased LTL will be offset by reduction in the heated premium.  This is easy to implement and your front-line shippers should be made aware of this option.

Consider “no heat” on short runs

If you’re struggling to find heated trucks for a short run of less than a day, you may consider shipping without heat.  While there is a slight risk involved in this practise, generally, liquids that are in motion will not freeze.  Just like a river.  Plus, the liquids will have some residual heat from the time of loading.  For short runs, as long as you can work with your carrier not to leave the freight on the truck over night, you’ll probably be OK to ship without heat.  Use your judgement here; extremely freeze sensitive material would not be worth the risk!

Consider Blanket Wraps

Blanket wraps are a great way to increase heated capacity.  The idea is to wrap the liquid drums or totes in an insulated blanket.  The residual heat in the product slowly dissipates over time.  However, with proper calculations you can often ship freeze sensitive product over a few days without issue.   The blanket manufacturers should be able to help you with grade, timing and temperature rules of thumb.  The only downside to this method is you’ll have to ship the blankets back, so include that in your cost benefit analysis.  Plus, there is some risk involved here.  You should do your calculations carefully and include temperature probes and/or monitoring in your shipment.

Consider “heated” vs. “Temperature Controlled”

In transportation, the term “heated” could mean a diesel powered portable heater in the back of a dry van, or it could mean putting the freight on a temperature controlled reefer unit.  This may seem trivial, but when capacity is tight, you should consider what you actually need.  If your product has a freeze temperature at zero or below, and the weather is not in a deep freeze of say -20C, then you should be OK with “heated”.  That will open up your capacity to a much wider range of carriers with portable heating units.  However, if you state “must maintain between 5-10C, then you are limiting yourself to a temperature controlled reefer unit.  This will limit your options, if you don’t actually need that specification.

Consider Round Trips

If you happen to have the opportunity to ship between A and B (or very close points) let’s say the points are Chicago and Toronto, and you have heated freight from Chicago and non-heated from Toronto, then you can work with your carrier to send out a heated unit and work out a deal to buy the backhaul in advance.  Your carriers will love this, it makes their life easier and you just made your life easier by covering that heated shipment.

Book Early

Book early when you can.  Carriers have to plan their truck dispatch constantly.  Much of the time based on unknowns.  If you can provide your carriers with as much information as possible by booking early, they can often plan to have the right equipment where you need it.

Call XTL Transport

XTL has made a significant investment in temperature controlled trailers over the last few years, including specially designed TEMPSOLUTION trailers that precisely monitor and maintain temperatures for very sensitive goods like pharmaceuticals, chemicals and food grade additives.  If you’re worried about heated capacity this winter, now’s the time to contact XTL for a review of your needs.

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7 astuces pour améliorer la sécurité du transport

La sécurité du transport est un important maillon de la chaîne d’approvisionnement parce qu’elle permet, d’une part, d’éviter une augmentation des coûts d’assurance et, d’autre part, que de la marchandise soit volée et se retrouve sur le marché noir. Voici donc 7 astuces simples pour vous aider à accroître la sécurité de vos transports.

1.  Faites affaires avec un transporteur reconnu

Voilà qui semble évident; pourtant, il est surprenant de constater qu’un grand nombre de compagnies font souvent affaires avec un nouveau transporteur dont la réputation n’est pas encore établie, uniquement pour épargner une centaine de dollars sur un chargement dont la valeur s’élève à des milliers de dollars. Il ne faut, certes, pas se méfier de toutes les compagnies qui ne comptent que un ou deux camions, mais il faut savoir que ces compagnies ne possèdent pas les systèmes nécessaires en ce qui a trait aux politiques d’embauchage, au suivi satellitaire, à l’enregistrement, etc. C’est pourquoi il est nécessaire de vous informer au sujet de votre transporteur, de lui demander des références et de vous assurer qu’il est en affaires depuis longtemps et possède un bon dossier de sécurité.

2.  Sécurisez vos chargements partiels… fermement!

Si votre chargement est partiel, ajoutez-y quelques couches supplémentaires et utilisez un film étirable de bonne qualité. Serrez bien les sangles. Cette mesure simple vous aidera à éviter de perdre une boîte ou un vol. Du moins, si un problème survient, vous aurez en mains les preuves nécessaires pour déposer une plainte solide!

3.  Remorques sans tracteur avec verrou de goupille

Comme elles ne sont pas à toute épreuve, mieux vaut les éviter. En effet, si un voleur a le choix entre deux remorques, l’une avec un verrou de goupille et l’autre sans, il n’est pas difficile de savoir laquelle des deux il choisira. Un bon verrou de goupille et un système assurant son utilisation adéquate permet d’assurer dans une grande mesure la sécurité des remorques sans tracteur.

4.  Évitez de laisser les remorques détachées sans surveillance

La majorité des vols se produisent lorsqu’une remorque détachée est laissée sans surveillance. Évitez autant que possible ce genre de situation. Si vous devez détacher votre remorque, assurez-vous de le faire dans une aire sécurisée par un agent de sécurité. Sinon, c’est une véritable invitation pour un voleur.

5.   Identifiez les transporteurs qui viennent chercher votre cargaison

Le nombre d’expéditeurs qui ne le font pas est absolument surprenant : ils expédient des cargaisons de milliers de dollars par camion uniquement parce qu’un chauffeur se présente chez eux en disant : « Bonjour, je viens chercher votre cargaison pour le Canada ». Il prend le chargement et s’en va. Quelle surprise lorsqu’un peu plus tard, le véritable chauffeur apparaît pour prendre la cargaison! Assurez-vous de contrôler l’identité de votre chauffeur, soit en lui demandant son nom, soit en vérifiant que le nom inscrit sur le camion, ou sur la pièce d’identité du chauffeur, correspond à celui de l’entreprise à laquelle vous avez fait appel.

6.  Faites appel à des transporteurs EXPRES/C-TPAT

Les transporteurs faisant partie d’un programme EXPRES ou C-TPAT ont déjà été contrôlés par des organismes gouvernementaux qui ont vérifié leur conformité à diverses normes de sécurité. En choisissant tout simplement l’un d’entre eux, vous accroîtrez la sécurité de votre cargaison.

7.  Scellez les chargements complets

Un câble n’empêchera, certes, personne de chercher à voler un chargement,  mails il découragera les trafiquages et les petits vols de quelques boîtes. Du moins, si vol il y a, vous aurez la preuve qu’il s’est produit durant le transport, ce qui accroîtra vos chance d’obtenir gain de cause pour votre plainte.

XTL : votre transporteur de choix

XTL est à la fois un transporteur EXPRES et C-TPAT. La sécurité des cargaisons nous tient à cœur. Alors, si la sécurité de votre chargement vous tient également à cœur, appelez-nous!

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7 Tips to Improve Transportation Security

Transportation security is a big issue in the supply chain, not only to keep insurance cost low, but to prevent stolen merchandise from ending up in the black market.  Here are 7 easy tips to improve your transportation security.

 1.  Use a reputable carrier

This seems obvious, but it’s surprising how many companies will ship with a new and unknown carrier to save $100 on a shipment worth thousands of dollars.  Not that there is anything wrong with small 1-2 truck carriers, but they just don’t have the systems in place for things like:  hiring policies, satellite tracking and check ins, etc.  Check out your carriers, get references and make sure they have been in business for a long period of time with a good safety record.

2.  Wrap LTL… tight!

If you’re shipping LTL, use good quality stretch wrap and add a couple of extra layers.  Wrap it tight.  This simple measure can help reduce a missing box, or a box getting broken into.  At least if it happens, you have strong evidence for a claim!

3.  Pin-lock drop trailers

While this is not fool-proof, it is a deterrent.  If a thief has a choice of two trailers, one with a pin lock and one without, guess which one he’s going to choose.  A good quality pin lock and a system to ensure they are used goes a long way in securing dropped trailers.

4.  Avoid dropped trailers

Most theft occurs when trailers are dropped and left un-attended.  Try to avoid this situation as much as possible.  If you have to drop, make sure it’s in a secured yard that has a guard.  Otherwise, it’s just an invitation for a thief.

5.   Have a system to ID carriers picking up

It’s amazing how many shippers don’t implement this.  They load thousands of dollars worth of freight on a truck because a driver shows up and says, “I’m here for the load to Canada”.  He get’s loaded and he’s gone.  It’s a surprise later when the actual booked carrier shows up later for the shipment.  Make sure you ID your carrier either by the name on the truck and match it to the one booked, or get the driver’s ID and make sure he works for the company booked with.

6.  Use FAST/C-TPAT Carriers

Carriers that are part of the FAST or C-TPAT programs have already been verified by government bodies for their compliance to various security standards.  Simply choosing one will increase the level of security of your shipments.

7.  Seal full load shipments

A wire seal isn’t going to stop anyone looking to steal a shipment, but it does discourage tampering and a few missing boxes type of theft.  At least if theft happens, you’ll have evidence it happened during transport and increase your chances of a successful claim.

About XTL Transport

XTL is both a FAST and C-TPAT carrier.  We take load security very seriously.  If your concerned about the security of your shipments, give us a call to discuss how we can help you.

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Comment bien travailler avec vos transporteurs : Horaire du département de réception/d’expédition

Cet enjeu est probablement l’un de ceux qui causent le plus de conflits entre les transporteurs et les employés des départements de distribution. Dans cet article, nous explorons les options et les conséquences de différentes philosophies en matière d’horaire de réception/d’expédition. Le fait que les transporteurs sont payés au mile est au cœur du problème, car, de leur côté, ils ne veulent pas attendre pour être chargés/déchargés, tandis que les employés des départements d’expédition, payés à l’heure, ne veulent pas attendre inlassablement que les camions arrivent, ou devoir faire des heures supplémentaires durant les petites périodes « occupées » de la journée.

Premier arrivé, premier servi

Certaines personnes sont très en faveur de cette méthode pour établir l’horaire des ramassages et des livraisons des camions et d’autres sont totalement contre. Cette pratique tend, en effet, à favoriser l’expéditeur et le récepteur au dépend du camionneur. En règle générale, elle fait que, comme le département d’expédition/de réception a des ressources limitées, les camions doivent y faire la queue pour être servis. Normal, non? Si vous arrivez le premier, vous êtes déchargé en premier. Cependant, comme les camionneurs sont payés au mile, et non pas à l’heure, une attente de deux à trois heures est, pour eux, impensable.

Cependant, ce système ne présente pas que des désavantages pour les transporteurs. En effet, comme le transporteur peut arriver « n’importe quand le mardi » avec une livraison, il bénéficie de souplesse lorsqu’il arrive, ce qui l’aide grandement en cas de retard imprévu suite à une météo défavorable ou à un problème de trafic.

Le meilleur des deux mondes? Un système basé sur la méthode du premier arrivé, premier servi assorti de ressources internes suffisantes du côté de l’expéditeur/du destinataire pour faire face aux périodes les plus achalandées. Cependant, ce scénario se révèle maintenant dispendieux pour l’expéditeur, dont les employés attendent 90 % du temps et travaillent le 10 % restant.

Horaire sur rendez-vous

Certains aiment cette solution, d’autres la déteste. À l’instar de l’ordre de passage en fonction du « premier arrivé, premier servi », cette méthode présente des avantages et des inconvénients. L’établissement de l’horaire sur rendez-vous est idéal pour les transporteurs s’ils arrivent à l’heure, entrent et sortent rapidement. Ce système est également avantageux pour les expéditeurs/destinataires, car il leur permet de planifier à l’avance la charge de travail du département ainsi que la main‑d’œuvre nécessaire. Il semblerait, donc, que cette façon de procéder soit efficace pour tout le monde. Et elle peut l’être! Cependant, lorsque l’incertitude se met de la partie, des problèmes se posent : si un transporteur se retrouve coincé dans le trafic ou est confronté à une panne ou à un retard en cours de route, ce qui peut se produire n’importe quand, alors ce système ne fonctionne plus. En effet, si un transporteur arrive à 10h30 à son rendez-vous de 10h, car il a été bloqué dans le trafic, personne ne sera là pour décharger son camion, car les employés seront déjà occupés à décharger le camion prévu à 10h30 qui, lui, sera arrivé à l’heure. Normal, non? De le faire attendre jusqu’à 16h, lorsque tous les autres camions prévus dans la journée auront été déchargés. Pas vraiment. Une livraison chez vous ne doit pas prendre la forme d’une punition! C’est pourquoi, le respect trop rigoureux d’un horaire fixé peut créer beaucoup de ressentiment chez les transporteurs qui font de leur mieux pour livrer votre cargaison. Mais, d’un autre côté, si vous tolérez toujours les livraisons en retard, vous serez systématiquement le dernier à être livré et vous passerez le restant de vos jours à composer avec des retards.

Un système hybride, le meilleur des deux mondes?

Il n’y a pas vraiment de solution « parfaite » à ce problème : chaque politique d’expédition/de réception a des conséquences en matière de coût aussi bien pour l’expéditeur que pour le transporteur. Chaque coût que le transporteur doit supporter finit immanquablement par se répercuter sur l’expéditeur sous la forme d’une augmentation de tarif. La solution optimale réside donc dans la coopération. Une coopération qui permette d’équilibrer les besoins et les ressources du transporteur et ceux de l’expéditeur.

Quelques bonnes idées :

  • Un système de rendez-vous, qui permette de composer avec d’éventuels retards.
  • Limiter les retards acceptables de façon à ne pas faire des retards une habitude.
  • Discuter avec les transporteurs pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour eux. La méthode appropriée dépend souvent du lieu, du moment et de la cargaison.
  • Les amendes peuvent être dissuasives, mais il faut les utiliser avec prudence. En effet, si les transporteurs vous trouvent trop rigides, ils ne voudront pas s’occuper de vos chargements, ou vous factureront un supplément pour compenser les amendes éventuelles.
  • L’allongement de l’horaire d’expédition/de réception peut permettre de diminuer la congestion.
  • Si vous le pouvez, transférez des employés d’autres départements en cas d’embouteillage de camions.

XTL Transport peut vous aider!

XTL Transport aide ses clients à résoudre leurs problèmes logistiques depuis près de 30 ans. Si vous cherchez un moyen de diminuer vos coûts, d’améliorer votre service ou, tout simplement, de vous faciliter la vie, alors XTL a une solution à vous proposer.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour une consultation gratuite!

 

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Working with your Carriers: Shipping/Receiving Department Scheduling

This is probably one of the biggest issues that causes strife between carriers and distribution departments more than any other.  This article explores options and consequences of different shipping/receiving department scheduling philosophies.  At the heart of this issue is that carriers get paid by the mile, so they don’t want to wait to get loaded/unloaded, and shipping departments get paid by the hour, so they don’t want to be standing around waiting for trucks to arrive, or add extra labour to accommodate the small periods of “busy” times during the day when trucks show up.

First Come, First Served Scheduling (FCFS)

Depending on who you ask, some people love this method of scheduling trucks for pickup and delivery and others hate it.  This practise tends to favor the shipper and receiver at expense of the trucker.  Usually, it means that the shipping/receiving department has limited resources and has the trucks wait in queue until they are able to be served.  Sounds fair right?  If you get there first you get unloaded first.  However, truckers get paid by the mile and not by the hour.  Having to wait 2-3 hours to get unloaded is unreasonable for the carrier.

This system is not without benefit for carriers some of the time though.  If a carrier can show up “anytime on Tuesday” for delivery, they get flexibility in when they have to be there and it really helps them when unforeseen delays occur like weather and traffic.

Best of both worlds?  A FCFS system with enough internal resources at the shipper/receiver to handle the busiest times.  However, now this becomes expensive for the shipper, they’ll have labour sitting around 90% waiting to serve the 10% of the time when it’s busy.

Appointment Scheduling

Some people love appointment scheduling, others hate it.  Similar to FCFS, it has both benefits and drawbacks.  Appointment scheduling is great for carriers when they arrive on time and get in and out fast.  It’s also great for shippers/receivers because they can plan the load on the department in advance and arrange for the appropriate amount of labour.  This sounds like it’s efficient for everyone! It can be! However, when uncertainty creeps in, it causes problems for this system.  If a carrier gets stuck in traffic, has a breakdown or gets delayed at a prior, all which is in a day’s work for a carrier, then the system breaks down.  If Carrier A shows up for his 10am appointment at 10:30 due to getting stuck in traffic,   there is no one to unload him because the labour is already committed to serving the 10:30 appointment who is there on time.  This is fair right?  Make him wait till 4pm when all the other deliveries are unloaded.  Not really.  It shouldn’t be a punishment to deliver at your  facility!  Strict adherence to a scheduling system causes a lot of bad feelings with carriers who do their best to get your freight delivered.  On the other hand, always accommodating late appointments will earn you the reputation as “the last delivery”.  You’ll forever be accommodating late deliveries.

A Hybrid System, The best of Both Worlds?

There really isn’t a “perfect” solution to this problem.  Each shipping/receiving policy has cost consequences for both the shipper and the carrier.  Any cost absorbed by the carrier, will eventually find its way back to the shipper in the form of rates increases.  So the optimal solution has to be a cooperative one.  One which balances the needs and resources of the carrier with the needs and resources of the shipper.

Some Good ideas:

  • An appointment system, with some flexibility to accommodate lates.
  • Measure lates so as not to end up accommodating everyone.
  • Talk to your carriers and find out what works best for them.  This often changes based on your location, time of day and freight being delivered.
  • Fines can work as a deterrent, but must be used with caution.  If carriers find there is no flexibility they will not want your freight, or want to charge extra for the possibility of fines.
  • Longer shipping/receiving hours can minimize congestion.
  • Being able to move labour over from other departments to accommodate a rush of trucks is helpful if feasible at your company.

XTL Transport can Help You

XTL Transport has been helping customers with logistics problems for close to 30 years.  If you’re looking for ways to reduce cost, improve service, or just reduce headaches, then XTL has solutions for you.  Please contact us for a free consultation.

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Dix astuces pour faire face à la pénurie de capacité de 2014

Si, en raison de la pénurie de capacité de 2014, vous avez de la difficulté à expédier vos chargements, alors cet article vous concerne. En effet, le transport par camion a connu un essor fulgurant au cours du dernier trimestre. Des chargements record sont prêts à être expédiés, mais, en raison du ralentissement économique, les transporteurs n’ont pas accru leur capacité au cours des dernières années. Et, pour aggraver encore le problème, le nombre de chauffeurs de camion faisant son entrée sur le marché ne suffit pas à répondre à la demande. Tous ces facteurs ont fini par resserrer le marché du camionnage.

1.     Prévoyez des horaires de ramassage souples

La journée de travail d’un transporteur est très complexe. Elle nécessite la coordination des personnes, du matériel et de l’équipement sur une étendue géographique impressionnante. De plus, la majorité des plans établis dépendent d’éléments imprévisibles, tels que la météo, les conditions du trafic et les temps d’attente aux frontières. Si vous pratiquez des horaires de ramassage souples, les transporteurs viendront plus facilement chez vous. En effet, s’ils savent qu’ils disposent d’une longue période pour effectuer le ramassage/la livraison, il leur est plus facile de ramasser et de livrer les chargements en dépit des imprévus. C’est pourquoi il vaut la peine d’établir des horaires de ramassage plus souples pour le département d’expédition/de réception afin d’attirer plus de transporteurs chez vous.

2.     Organisez des ramassages et des livraisons de fin de semaine

En fin de semaine, un grand nombre de pièces d’équipement attendent patiemment de se faire ramasser et livrer le lundi suivant. C’est pourquoi, en permettant les livraisons de fin de semaine, vous pouvez attirer des transporteurs durant les périodes marquées par une pénurie de capacité, car cela leur permet de libérer de l’équipement et d’alléger leur charge de travail  le lundi qui suit. En effet, si vous organisez des ramassages de fin de semaine, un transporteur qui devrait normalement faire attendre son chauffeur jusqu’au lundi, l’enverra avec grand plaisir chez vous.

3.     Réduisez les pertes de temps

Les chauffeurs de camions sont payés au mile, et non pas à l’heure. C’est pourquoi, il n’y a rien de plus fastidieux pour eux que de devoir attendre durant de longues périodes avant de recevoir le chargement et de remplir les documents réglementaires et douaniers et les certificats d’analyse ou de subir tout autre retard. Si votre entreprise est réputée pour effectuer rapidement ces démarches, c’est chez vous que les transporteurs viendront en priorité.

4.     Organisez des services de préchargement

Il s’agit d’un autre moyen d’offrir aux transporteurs non seulement un délai d’exécution rapide, mais également un engagement à leur confier d’autres chargements. L’organisation d’une remorque sans tracteur nécessite seulement un petit investissement, mais permet au transporteur de bénéficier d’un délai d’exécution rapide. En effet, il est possible de charger la remorque en avance et le transporteur n’a plus qu’à laisser la remorque vide pour accrocher la remorque chargée. Rapide et simple! De plus, le transporteur sait qu’il obtiendra d’autres contrats, car il a une remorque sur place. Il s’agit‑là d’un moyen fantastique de faciliter les choses pour tout le monde et d’obtenir un engagement de capacité de la part de vos transporteurs.

5.     Soyez équitable et authentique

Comme vous, les transporteurs ont une entreprise difficile à gérer. En effet, leur entreprise dépend en majeure partie de différentes informations. Chaque jour, ils effectuent un gigantesque travail de coordination. Si, lors de la soumission, votre chargement est de 34 000 lbs, il faut qu’il pèse 34 000 lbs, et non pas 36 000 lbs, lorsque que le transporteur vient le chercher. Si vous êtes équitable, ouvert et honnête en ce qui concerne votre chargement et ses exigences, le transporteur peut mieux planifier ses activités. Si vous avez la réputation d’être équitable et authentique, c’est avec plaisir que les transporteurs feront affaires avec vous.

6.     Que vos paroles correspondent à vos actes et vice‑versa

Une conséquence de l’équité et de l’authenticité consiste à clairement expliquer les conditions au transporteur. Si vous vous êtes engagé à payer 30 jours plus tard, faites‑le. Si vous avez promis de charger le camion en une heure, faites‑le. Si vous faites preuve de clarté, de cohérence et de prévisibilité, vous aurez une bonne réputation auprès des transporteurs et ils choisiront votre chargement plutôt que celui d’une autre entreprise susceptible de leur réserver des « surprises ».

7.     Allongez l’horaire du département des expéditions

Comme bon nombre de départements des expéditions ferment à 17 h, le transporteur doit se dépêcher d’arriver durant les heures de pointe et, s’il arrive quelques minutes en retard, il manque le chargement et doit attendre. Il s’agit‑là d’un problème important pour les transporteurs. Si vous avez les moyens d’effectuer des chargements jusqu’à 21 h, ou même jusqu’à minuit, offrez cette possibilité aux transporteurs. Ils seront nombreux à se précipiter sur cette occasion, car elle leur permettra d’éviter des attentes ainsi que les heures de pointe.

8.     Réservez un accueil chaleureux aux chauffeurs

Traitez les chauffeurs avec respect et offrez-leur une salle d’attente confortable. Prévoyez une salle de bain à leur intention et peut-être du café gratuit. Ce type de traitement est très important pour les chauffeurs. Vous deviendrez ainsi pour eux une entreprise de choix pour les ramassages et les livraisons. Les transporteurs voudront faire affaires avec vous et les chauffeurs voudront s’occuper de vos chargements.

9.     Adaptez‑vous au marché

Assurez-vous d’offrir des tarifs compétitifs. Dans le marché serré de 2014, les tarifs que vous payiez durant la récession ne sont tout simplement pas réalistes. Si vous payez des tarifs établis en fonction du marché, vous aurez plus de chance d’obtenir le transport de votre chargement.

10.Pensez aux chargements partiels

Cela peut se révéler dispendieux, mais, parfois, si vous n’avez pas d’autre option, diviser un chargement qui occupe un camion entier en deux chargements partiels peut vous ouvrir de nouvelles voies pour assurer le transport de votre convoi.

11.Astuce bonus : appelez XTL

Grâce à sa logistique, XTL a des solutions aussi bien pour les chargements qui occupent un camion entier que pour les chargements partiels. Nous pouvons vous aider à trouver la capacité dont vous avez besoin et assurer le transport de votre convoi. Il vous suffit de communiquer avec nous!

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10 Tips to Help Ease the 2014 Capacity Crunch

If you’re having difficulty getting shipments moved in the capacity crunch of 2014 then this article is for you.  Trucking has been booming for the past few quarters.  Record amounts of shipments are ready to move and carriers didn’t add capacity over the last few years because of the slow economy.  Compounding this issue is the supply of truck drivers entering the market is just not enough to keep up with demand.  All these factors have lead to a very tight market for trucks.

1.     Flexible Pick Up Times

A carrier’s day is very complex.  It requires coordination of people, materials and equipment across huge geography.  To add to this, much of what they plan is unpredictable like the weather, traffic conditions, and border wait times.  If you have flexible pick up times this really makes your location attractive to carriers.  If they know they have a large pick-up/delivery window then it’s so much easier for their people do deal with the unforeseen and still be able to pick up and deliver.  Consider more flexible pick up times in shipping/receiving department to attract more carriers to your lanes.

2.     Weekend Pick & Deliveries

There’s a lot of equipment sitting idle on the weekends waiting for pick-ups or deliveries that can only be done on Monday.  If you offer weekend deliveries, this may be attractive to carriers during the capacity crunch because it frees up equipment and eases the load on Monday deliveries.  If you accommodate weekend pick-ups, a carrier who would otherwise have to layover a driver until Monday would be happy to pick up your shipment.

3.     Reduce Time Wasters

Truck drivers get paid by the mile, not by the hour.  Nothing aggravates a driver more than having to wait for long periods of time to get freight loaded, wait for paperwork, Certificates of Analysis, customs documentation or anything else preventing them from driving.  If your facility has a good reputation for getting drivers in and out fast, you’ll have carriers lined up for your business.

4.     Pre-Loaded Trailers

This is another way to offer carriers not only a fast turnaround but a commitment of future freight.  To set up a drop trailer has a small investment to spot the trailer, but offers the carrier quick turn-around.   The trailer can be loaded in advance and the carrier just has to drop the empty and hook up the full.  Fast and easy!  Plus, the carrier knows they’ll get repeat business because their trailer is there.  This is a great way to make things easier for everyone and get a capacity commitment from your carriers.

5.     Be Fair and Authentic

Carriers have a very difficult business to run just like you do.  Their business runs on information for the most part.  They have a huge task of coordination to undertake every day.  If your freight is tendered at 34,000 lbs, it should be 34,000 lbs when the carrier gets there, not 36,000 lbs.  Being fair, open and honest about your freight and the requirements helps the carriers plan better.  If you have a reputation for being fair and authentic, then carriers will be glad to do business with you.

6.     Do what you say and say what you do

An extension of being fair and authentic is to clearly outline requirements for the carrier.  If you’ve committed to pay in 30 days, pay in 30 days.  If you’ve promised a 1 hour load time, load in 1 hour.  If you’re clear and consistent without any surprises, you’ll have a good reputation with the carriers and they’ll choose your freight over someone else’s that may come with “problems”.

7.     Longer Shipping Department Hours

Many shipping departments close at 5 pm.  This leaves the carrier rushing to get there during rush hour traffic and if he’s a few minutes late, he misses the load and has to layover.  This is a big deal for carriers.  If you have the ability to load until 9pm or midnight even, offer this to the carriers.  Many will jump at the chance for a late pick up because it saves them the layover and avoids rush hour traffic.

8.     Cater to Drivers at Your Facility

Make your driver waiting area comfortable and treat the drivers with respect.  Offer them washroom facilities and maybe a free coffee.  This goes a long way with the drivers. You’ll get a good reputation of a great place to pick up and deliver.  Carriers will want to do business with you and drivers will want the loads.

9.     Know the Market

Make sure you’re offering competitive rates.  In the tight market of 2014, rates you paid during the recession are just not realistic.  Make sure you’re paying with the market and you’ll be more likely to get your shipments moving.

10.Consider LTL

It can be expensive, but sometimes if you have no other option, splitting a Truckload shipment into two LTL shipments can open up new opportunities to get your freight moving.

11.Bonus Tip:  Call XTL

XTL has solutions for both truckload shipments and LTL shipments through XTL Logistics.  We can help you find capacity and get your shipments moving. Contact us.

Top 10 Miscommunications Between Shippers and Carriers that Impact Service

Over many years in the transportation industry I’ve come to recognize that the biggest issue to impact service in terms of cost and/or on-time pickup and delivery is miscommunication between the carrier and the shipper.  Here’s my top 10 list of common miscommunications that impact service.

1.      Freight Weight and Size

Accurate freight weight and size is critical for both Truckload and LTL carriers to make sure that the freight both fits on the truck and doesn’t put the trailer over weight, or out of balance.  Planning a load, particularly for LTL is an arduous task.  Inaccuracies in the weight can make an entire shipment plan no longer work.  One miscommunication about freight weight/size could potentially impact several customers.

2.      Wrong Address

Either the wrong address or a change of address can adversely affect a shipment.  Sometimes the mailing address of shipping point is communicated to the carrier when the warehouse could be located blocks away.   The second type of wrong address miscommunication is where a regular shipper moves and neglects to tell the carrier or their suppliers.  Sending the carrier to an old address not only results in extra charges for all involved, but may impact the delivery if the driver runs out of hours driving to the new address.

3.      HAZMAT Freight

The miscommunications that can happen with a HAZMAT shipment could almost be their own top 10 list!  It’s critical to get the right HAZMAT information to the carrier prior to pick up.  The driver must be HAZMAT trained in order to pick up the shipment.  The carrier has to specifically make sure a HAZMAT driver is assigned to the shipment.  If the shipment is LTL, it cannot be mixed with certain other classes of HAZMAT or commodities.  That’s why it’s important to know the class before pick up.

4.      Temperature Requirements

Temperature requirements are another area of great miscommunication.  “heated”, “protect from freeze”, “keep above 10 degrees C” and “must maintain between 10 and 15 degrees C” mean completely different things to a carrier.  Different equipment may be used in each case and it also impacts what other LTL can ship with a particular product.  Make sure you let your temperature controlled carrier know the exact temperature requirements so they can plan your pick up.

5.      Value

In many cases few shippers even consider shipment value when tendering a shipment to a carrier.  However, if your shipment is valued at over $2.00 per pound, a carrier may think twice about wanting to take the shipment.  There is great risk for a carrier transporting high value goods.  If you have high value freight, this should be communicated in advance to a carrier.

6.      Dock Facilities and Pick-up/Delivery

Carriers generally expect to have a dock facility at truck height to load and unload the freight.  If your pick up or delivery doesn’t have a dock, the carrier needs to know.  Your shipment may have to be re-delivered on a flat-bed, or straight truck with a power tailgate.

7.      Loading/Unloading Practises

If your facility practices live load vs. drop trailers, the carrier needs to know in advance.  In many cases it may not be possible to spot an empty trailer on short notice.  Loading time is also another key factor that should be communicated to the carrier in advance.  A long loading/waiting to be loaded time may eat up the hours a driver has left to drive and result in your freight being delayed by a day while the driver is legally off duty.

8.      Transit Time.

Required transit time is an important piece of information for the carrier.  It could impact whether they send a driver at the beginning of his shift vs. end of his shift.  The carrier may have to dispatch a team of drivers to meet the delivery requirement.  In some cases, the required transit time may not even be possible while adhering to the speed limit and hours of service regulations.

9.     Customs Information

Having the customs paperwork filled out correctly, the name of the customs broker, who the clearing customer is for clearance purposes, and the border crossing point is critical to prevent shipment delay for shipments crossing the border.

10.    Appointments vs. First-Come-First-Served

The carrier may not be aware they need to book an appointment, or have the hours to wait in line to get loaded.  Letting the carrier know in advance allows them to plan accordingly.

 

Save the Planet, One Mile at a Time with SmartWay

Did You Know You Could Impact the Environment with Your Choice of Trucking Company?

smartway carrierYes, you can!  Carriers that are part of the SmartWay program have been recognized for their efforts in reducing carbon emissions in their fleets by saving fuel and reducing their impact on green house gas emissions.  Green house gasses are thought to contribute to global warming.

What is the SmartWay Program?

SmartWay is a program by the US Environmental Protection Agency and supported by Natural Resources Canada’s FleetSmart initiative.  It works by helping trucking companies’ catalogue and estimate the carbon footprint of their trucking fleet, then helps them put a plan in place to reduce their emissions.  This is a voluntary program, so SmartWay partners are only those who truly care about their environmental impact.

It is estimated that since the program started in 2004, that over 65 million barrels of oil have been saved.  That’s equivalent to taking 5 million cars of the road for an entire year.

How can You Help?

You can help support the SmartWay program and the environment in two ways.  First, you can join the SmartWay program yourself.  As a shipper, you can measure the carbon impact of your shipping operations and the carriers you choose to move your freight.  You can also help reduce your impact by having no-idling policies at your dock facilities.  The second way you can help the environment is to choose SmartWay carriers more often.  This is the basic premise of the SmartWay program; that shippers, given a choice, will choose to do business with carriers who care about the environment and have taken measures to reduce their carbon impact.

Over 3000 corporations and many fortune 500 companies are already part of the SmartWay program.

XTL is a SmartWay Partner

XTL is a SmartWay Partner.  We’ve been working to reduce our carbon emissions through the SmartWay program.  So, your choice of XTL Transport to deliver your shipments is helping support the goals of the SmartWay program.

If you would like to know more about the SmartWay Program and how XTL can help you, please contact us.